Перейти к содержимому
K
КРАСОФТ
Начать
Электронный документооборот

СЭД: согласование документов по маршруту и контроль сроков

Регистрируйте документы в папках с автонумерацией, отправляйте их по маршруту согласования из шаблона — и всегда знайте, на каком этапе документ и что просрочено. В той же платформе, где ваша команда работает с закупками и клиентами.

Тарифы платформы

СЭД подключается к аккаунту компании по заявке и включается тем сотрудникам, кому нужен.

СЭД · карточка документа
№ ДОГ-045На согласовании
Договор поставки с дистрибьютором
ДоговорыДоговоравтор Иванова А.
СодержаниеМаршрутВложенияПодписиСвязиИсторияВерсии
  1. Проверка юристомВыполнен
    Петров С.Согласовано
  2. 2
    Согласование с бухгалтериейВ работе
    Смирнова Е.Согласовано
    Кузнецов Д.срок истёк вчера
  3. 3
    Подписание руководителемОжидает
    Орлова М.ожидает очереди
Пример интерфейса: документ и сотрудники условные
01Возможности

Что умеет СЭД

Всё, что нужно, чтобы документ не терялся между людьми: регистрация, маршрут согласования, резолюции и контроль сроков.

Реестр документов

Все документы компании в одном списке: поиск по теме и номеру, фильтры по папке, типу и статусу. Плитки «Просрочено», «На согласовании», «Черновики» и «На контроле» отбирают документы в один клик.

Папки и автонумерация

Папка задаёт документу журнал регистрации, тип и маршрут по умолчанию. Номер собирается из префикса, счётчика и суффикса и может выдаваться автоматически при создании.

Маршруты по шаблону

Шаблон — готовая цепочка этапов с исполнителями и сроками, применяется к документу одним действием. Маршрут конкретного документа можно поправить: добавить этап, переставить, назначить исполнителя.

Резолюции на каждом этапе

Варианты решения настраиваются для каждой стадии: согласовать, отклонить, вернуть на доработку, отметить ознакомление. К резолюции — комментарий и простая подпись: видно, кто и когда подписал.

Вложения, версии и история

Файлы прямо в карточке документа, версии с восстановлением прежнего состояния и журнал изменений. У каждого типа документа могут быть свои дополнительные поля.

Рабочий стол и личный контроль

Мои задачи, мои документы, просроченные и поставленные на контроль — на одном экране. Документ на личном контроле остаётся на рабочем столе с ближайшим сроком, пока вы его не снимете.

02Маршрут

Как идёт документ

От черновика до решения — по шагам, которые видит каждый участник. Этапы идут по очереди, на этапе может быть несколько исполнителей.

  1. 1
    Создание
    Автор выбирает папку — номер, тип и маршрут подставятся из неё. Тема, содержание, дата и файлы во вложениях.
  2. 2
    Маршрут
    Этапы, исполнители и сроки приходят из шаблона. Для документа маршрут можно поправить вручную.
  3. 3
    Согласование
    Отправка запускает первый этап — можно сразу при создании. Задача появляется у исполнителей на рабочем столе.
  4. 4
    Исполнение
    Исполнители выносят резолюции. Когда этап пройден, документ переходит к следующему по очереди.
  5. 5
    Контроль
    Просрочка подсвечена в реестре и на рабочем столе, важное — на личном контроле, итоги — в отчётах.
03Интерфейс

Так выглядит реестр документов

Статусы, сроки и просрочка — в одном списке, нужная выборка — по плитке. На примере — условные документы и сотрудники, а не реальные данные.

Документы СЭД
Реестр документов: маршруты согласования, сроки и статусы
Тема или номер
Просрочено
На согласовании
Черновики
На контроле
  • Договор поставки с дистрибьюторомНа согласовании
    ДОГ-045· Договоры· Иванова А.· срок просрочен 1 дн.
  • Ответ заказчику на запрос разъясненийНа согласовании
    ИСХ-118· Исходящие· Петров С.· срок через 2 дня
  • Письмо заказчика о переносе сроков поставкиНа доработке
    ВХ-207· Входящие· Кузнецов Д.· срок завтра
  • Служебная записка о закупке оргтехникиСогласован
    СЗ-031· Служебные записки· Смирнова Е.
  • Приказ о составе тендерной группыЧерновик
    ПР-012· Приказы· Орлова М.
Пример интерфейса: документы и сотрудники условные
04Отчёты

Исполнительская дисциплина — не на словах

Четыре отчёта за выбранный период: кто закрывает задачи в срок, что просрочено и где копятся документы.

Реестр документов

Документы за период с фильтрами по папке и статусу: номер, тема, автор, статус, даты создания и срока.

Исполнительская дисциплина

По каждому сотруднику: сколько задач всего, сколько выполнено в срок и с просрочкой, сколько в работе и просрочено сейчас.

Просроченные документы

Документ, этап, исполнитель, срок и число дней просрочки — видно, с кем говорить в первую очередь.

Статистика

Документы и задачи за период, разбивка по статусам, типам документов и папкам.

05Платформа

Вместе с закупками и CRM

СЭД — модуль той же платформы, где вы ищете закупки и ведёте клиентов. Документы не уходят в отдельную систему со своими логинами и своим списком сотрудников.

Один аккаунт, одни сотрудники

СЭД открывается в той же платформе, где команда ищет закупки и ведёт сделки. Исполнителей выбираете из сотрудников своей компании — без второй системы и отдельного входа.

Документ привязан к делу

Во вкладке «Связи» документ связывают с контрагентом, договором, счётом, закупкой, задачей или проектом — договоры и письма не живут отдельно от работы.

Про CRM

В браузере и в Windows-приложении

Документы, маршруты и резолюции общие для веб-версии и Windows-приложения КРАСОФТ: оба работают с одной базой.

Приложения платформы

Модуль, а не отдельный продукт

СЭД подключается к аккаунту компании и включается тем сотрудникам, кому нужен. Ставить ничего не нужно — раздел работает в браузере.

06Демо

Покажем СЭД на ваших документах

Расскажите, какие документы у вас согласуют и кто стоит в цепочке, — менеджер покажет модуль и откроет тестовый доступ.

Тарифы платформы